PERLENGKAPAN TIDAK HABIS PAKAI

1.     STOP MAP

Adalah alat yang berukuran standar (folio) yang dipergunakan untuk menyimpan surat-surat, naskah-naskah atau catatan-catatan yang biasanya sedang dalam proses atau hanya untuk sementara. Stop map ini mempunyai dua lipatan sisi yang terdapat tab untuk memberi tanda atau kode, dan bagian bawah dilipat ke dalam untuk memperkuat daya tampung surat atau dokumen.

Cara menggunakannya yaitu :

-          Pertama dengan membuka stop map

-          Membuka lipatan atas, bawah dan samping stop map

-          Kemudian masukan folio/ document kedalam stop map, dan tutup stop map.

2.     SNEL HECTER (map surat memakai jepitan)

Adalah suatu lipatan dengan kawat penjepit di tengahnya yang dipergunakan untuk menyimpan surat-surat atau warkat-warkat yang telah diproses. Surat-surat yang akan disimpan di dalamnya terlebih dahulu harus diberi lubang dengan menggunakan alat pelubang kertas yaitu perforator.

Cara penggunaannya yaitu :

-                     Pertama lubangi  file/ document dengan perforator sesuai dengan tanda lipatan tengah kertas dan di paskan tanda segitiga pada perforator

-                     Masukkan file/document pada penjepit yang ada pada sneelhecter

3.     ORDNER

Adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen atau surat yang telah di proses, dan umumnya surat-surat penting yang pada suatu saat  akan di butuhkan lagi.

Cara pemakaianya yaitu :

-           Lubangi file atau dokument yang akan di masukkan kedalam ordner dengan menggunakan pervorator

-           Buka ordner

-           Tekan besi samping kanan dan kiri dari ordner untuk membuka ring pada ordner

-           Setelah ring terbuka masukkan file atau dokument tersebut kedalam ordner

-           Tutup kembali ordner

4.     JEPITAN KERTAS (paper clip)

Adalah alat yang terbuat dari logam dan dipergunakan untuk menyatukan (menghimpun, mengumpulkan, mengelompokan) surat-surat dan lampiran-lampirannya agar surat tersebut tidak tercecer sehingga tidak hilang.

Cara pemakaianya yaitu :

-          Pertama tekan kawat pada paper clip

-          Kemudian jepit kertas

5.     CAP TANGGAL (stamping date)

Adalah alat yang terbuat dari jalur-jalur karet yang dapat diputar untuk membubuhkan tanggal dari sesuatu hari yang diperlukan pada surat atau warkat lainnya.

Cara pemakaianya yaitu :

-          Pertama putar angka pada stamping date sesuai tanggal yang diinginkan

-          Tempelkan stamping date tersebut pada tinta

-          Lalu letakkan pada bagian kertas

6.      LETTER OPENER

Letter opener adalah suatu alat kantor yang digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar surat yang dibuka dalam keadaan baik dan tidak sobek.

Dilihat dari tenaga yang digunakan, ada dua macam pembuka surat, yaitu:

Hand envelope opener, yaitu mesin pembuka surat yang menggunakan tangan (manual), dengan cara mendorong mesin pemotong (cutter) kearah sampul surat.

Automatic mail opener, yaitu mesin pembuka surat yang digerakkan dengan tenaga listrik.

Cara penggunaan :

-          Siapkan amplop berisi surat yang akan dibuka

-          Letakkan pada ujung amplop

-          Tekan hingga ampop terbuka

PERLENGKAPAN KANTOR HABIS PAKAI

1.      HVS (Hout Vry Schrieft)

Kertas berwarna putih bersih dan halus yang biasanya digunakan untuk pengetikan asli surat dinas.

           

Cara pemakaiannya:

-          Siapkan kertas

-          Kemudian tulisi kertas (HVS) dengan tulisan yang diinginkan menggunakan bolpoint

2.     PEN SHEET atau STYLUS

Pena berujung tumpul yang digunakan unutk membuat garis, gambar, tanda tangan pada kertas stensil yang dibawahnya diberi alas.

Cara pemakaiannya:

-          Buka tutup bulpoint

-          Kemudian pegang badan bolpont dengan benar

-          Yang terakhir, goreskan ujung bolpoint pada kertas

3.     BUKU ALAMAT

Buku yang berisikan kumpulan alamat. Buku ini digunakan dalam pelayanan jasa dibidang transport dan sebagainya.

Cara pemakaiannya:

-          Buka buku alamat sesuai abjad nama orang yang diinginkan

-          Tulis alamat orang yang akan ditulis

4.     FORMULIR atau BLANKO

Lembaran kertas yang digunakan untuk menghimpun dan menyampaikan keterangan yang diperlukan.

Cara pemakaiannya;

-          Tulis jawaban dari pertanyaan yang ada pada formulir atau blanko

-          Memberi jawaban sesuai dengan keadaan sebenarnya

5.     NCR PAPER (no carbon required paper)

Sejenis kertas yang telah diberi lapisan kimia, yang akan menimbulkan bekas (tulisan) apabila terkena tekanan.

Adapun manfaatnya Kertas yang tidak menggunakan kertas karbon, menulis dengan kertas kopi tanpa karbon ( NCR - No Carbon Required) lebih mudah dan tidak merepotkan – tanpa bercak-bercak hitam di jari. Kertas NCR umumnya digunakan untuk bermacam-macam formulir di bank, kantor, lembaga pemerintahan, dan lain sebagainya.

Cara penggunaan :

-          Tulis kata pada NCR paper

-          Sesuai dengan prosedur yang digunakan

6.     KERTAS TEMBUSAN

Kertas tembusan adalah Kertas tipis yang khususnya untuk tembusan pengetikan.

Cara pemakainnya :

-          Sobek kertas tembusan

-          Kemudian tulis pesan yang akan disampaikan

7.      KERTAS KACA

Kertas kaca adalah Kertas tipis mengkilat tembus pandang untuk amplop berjendela.

Cara Pemakaiannya :

-          Rapikan dokumen / file

-          Letakkan kertas kaca dibagian depan dan belakang dokumen / file

-          Kemudian dijilid

8.      TIPE EX

Tipe ex adalah Cairan berwarna putih yang digunakan untuk menutup huruf yang salah.

Cara penggunaan :

-          oleskan isinya  ke bagian tulisan yang salah.

-          tunggu hingga mengering